5 anos (no mínimo)
• Notas fiscais, incluindo a versão de arquivos XML e as notas eletrônicas;
• Documentos contábeis, inclusive as versões digitais (Sistema Público de Escrituração Digital – Sped);
• Informações relacionados ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
• Contratos com clientes, fornecedores e funcionários (dependendo do tipo e da legislação aplicável, o prazo recomendado pode ser superior a cinco anos);
• Documentos trabalhistas (registros de empregados, folhas de pagamento, holerites e documentos relacionados à contratação de funcionários), no mínimo cinco anos após o término do contrato de trabalho;
• Comprovantes de pagamentos (recibos, comprovantes de pagamento de impostos, contas de água, luz, telefone, entre outros).
10 anos
• Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT);
• Guia de Previdência Social (GPS).
20 anos
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
Mais de 30 anos ou prazo indeterminado
• Depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): prazo de 30 anos;
• Contrato de trabalho e ficha do colaborador (tempo indeterminado);
• Documentos societários (por toda a existência da empresa);
• Outros documentos relevantes para a empresa, como licenças, alvarás, apólices de seguro, entre outros, devem ser guardados pelo tempo necessário para comprovação de direitos e obrigações;
• Documentos relacionados a litígios, como revisão de créditos tributários ou fiscalizações, relacionados a períodos superiores a cinco anos, devem ser mantidos por tempo indeterminado.
